Skogsstyrelsen sparar flis med sin digitalisering

I korthet

• Skogsstyrelsen är en stor och utspridd myndighet som försökt lösa budget och prognos med stora Excelark och ett lapptäcke av andra lösningar. 

• Organisationen behövde ett nytt sätt att lösa dessa utmaningar, allra helst i en samlad plattform med kapacitet att utökas med fler funktioner. 

• Hypergene blev lösningen och såväl medarbetare som ekonomi och ledning har redan sett fördelar med det nya systemet. Nu pågår arbete med att bygga ut plattformen för att även innefatta verksamhetsplanering. 

Sköta skogen – över hela landet

Skog till nytta för alla, det är visionen för Skogsstyrelsen. Det är en myndighet under landsbygds- och infrastrukturdepartementet, vars uppgift är att verka för att skogen sköts så att vi kan nå de skogspolitiska mål som riksdagen beslutat. 

Skogsstyrelsen har mellan 800 och 900 anställda, utspridda på omkring 80 kontor runt om i landet. Myndigheten finansieras både av anslag från regeringen och avgifter från tjänster. Budget och redovisning bygger på en process där gemensamma kostnader (till exempel administration) och lokala kostnader (kopplade till enskilda kontor) fördelas över planerade och inrapporterade arbetsdagar. Anställda tidsredovisar per timme och tanken är att myndigheten ska kunna följa upp exakt hur mycket tid som läggs på olika projekt.  

För att tillgodose alla behov behövs ett system som är både kraftfullt och flexibelt. Men den finansiella organisationen började känna att lapptäcket av lösningar man jobbat med inte längre fungerade.

”Vi har genom tiderna jobbat i väldigt många olika system…Excel väldigt mycket”, säger Lars-Erik Tärnåsen, nationell controller på Skogsstyrelsen. 

En intern förstudie med nulägesanalys under 2021 och 2022 bekräftade deras känsla. Organisationen hade blivit allt för begränsad, framför allt av Excel. Stora ark med komplicerade formler och länkar gjorde det svårt att kvalitetssäkra arbetet. Att införa nya verksamhetsrapporteringar tog alldeles för lång tid. Dessutom krävde Excelarken manuell hantering som bara en handfull insatta ”experter” klarade av. För alla andra blev bara åsynen av tabellerna alldeles överväldigande.

Ett nytt sätt att jobba

Skogsstyrelsen behövde ett samlat systemstöd, med allt i en samlad plattform, för att hantera i första hand budget, prognos och ekonomisk uppföljning på ett mer effektivt sätt. Även ytterligare funktioner som verksamhetsstyrning, resursplanering, projekt- och portföljhantering, riskhantering och miljöledning var aktuella. 

För att hitta detta systemstöd genomfördes först ett planeringsarbete, hösten 2022. Man tog in en extern projektledare, som blev en viktig resurs i arbetet. De gick igenom risker, begrepp, informationssäkerhet, förändringsledning och tillgänglighetsanpassning. 

Sedan gick myndigheten in i en upphandling i mars 2023. Att valet föll på Hypergenes molnbaserade systemstöd var tack vare dess bredd och anpassningsbarhet, speciellt eftersom myndigheten hade långtgående planer på att implementera mer än bara budget. 

Arbetet med installation och anpassning av budgetmodulen inleddes sommaren 2023. Under hösten påbörjades implementering och acceptanstest. Sedan dess löper arbetet på och utvecklas bit för bit enligt plan. 

Organisationen har redan sett flera förbättringar tack vare det nya systemet. Bland annat har personberoendet minskat i takt med att hela förvaltningsgruppen lär sig hur Hypergene fungerar. De har även sett tydliga tidsvinster tack vare automatiserad inläsning från ekonomi- och personalsystem. 

”Det är lättare att få överblick av lagd budget, det går att göra anpassningar för olika behov i verksamheten och det skapar flexibilitet”, säger Lars-Erik Tärnåsen. 

De har även byggt in kvalitetssäkring, där rapporter kontinuerligt logiktestas. Ledningsgruppen ser dessutom allt fler fördelar med att ha all data och alla verktyg samlade och lättillgängliga på ett ställe.

Nästa steg på resan 

Under andra halvan av 2024 har arbete pågått med att utveckla och implementera modulen för verksamhetsplanering och verksamhetsstyrning. Då får organisationen direkt en fördel tack vare kopplingen till budget- och prognosmodulen – och ser tydliga tidsvinster. 

2025 är det dags för nästa steg. Under våren inleds förstudier av projekt- och portföljhantering samt resursplanering.