SSAB förbättrar beslutsstödet för investeringar och projektrapportering med Hypergene

För ledningen är det enkelt att jämföra olika projekt eftersom data presenteras på samma sätt.

Arto Kangas, direktör Capex Management & Engineering Services, SSAB

Utmaning 

Efter sammanslagningen av svenska SSAB och finska Rautaruukki 2014 utvecklades en gemensam processmodell för investeringar och projekthantering, med målsättningen att förenkla processerna. Efter sammanslagningen fanns flera ekonomisystem, och investeringar hanterades i Excel med ett stort antal kalkylblad och länkar. Med tiden blev dock lösningen i Excel för komplex att hantera.

”Det var inte längre praktiskt att använda MS Excel för att hantera investeringar, vi blev tvungna att byta från ’Excel-djungeln’ till ett databasdrivet system”, säger Arto Kangas, direktör Capex Management & Engineering Services.

Sammanfattning:

• Multinationell miljö med olika standard för projektrapportering
• Komplex hantering med Excel behövde förenklas
• Behov av gruppgemensamma processer

Lösning 

Efter att ha tittat på flera olika lösningar med portföljstöd föll valet på Hypergenes molnbaserade verktyg Hypergene Portfolios. Tester genomfördes under upphandlingsprocessen, och de visade att Hypergene Portfolios erbjöd ett utmärkt ledningsstöd för SSABs investeringsportfölj. Lösningen var lättanvänd och kunde enkelt konfigureras utifrån SSABs behov. Bekvämligheten förstärktes ytterligare av funktionen med automatisk inloggning, där användarna inte behöver logga in i portföljen när de redan är inkopplade i SSABs nätverk.

Sammanfattning:

• Hypergenes lösning Hypergene Portfolios

Resultat

Införandet av Hypergene Portfolios har inneburit en enklare beslutsprocess för ledningen och hjälpt SSABs projektledare att spara tid.

Alla planerade och pågående projekt registreras i SSABs portfölj vilket effektiviserar hanteringen av beslut, som att prioritera investeringar och utvecklingsprojekt. Projekten hanteras i enlighet med SSAB:s process för projekthantering, från den tidiga konceptfasen till den slutliga utvärderingen och avslut. Rapporteringen av projektstatus genereras automatiskt baserat på projektdata.

Arto Kangas berättar att det tidigare var överraskande svårt att standardisera rapporteringen, mycket beroende på olika rapporteringsperioder och att standarden för rapportering var olika i olika länder och enheter. Hypergene Portfolios har inneburit en betydande förbättring.

”Portföljen innehåller för närvarande flera tusen aktiva projekt och ännu fler i idéstadiet. Att sammanställa nyckeltal för prioritering och kartläggning av den övergripande situationen skulle vara ett omfattande arbete utan Hypergene Portfolios. Nu är informationen tillgänglig genom ett knapptryck, och delvis utan ens det. För ledningen är det enkelt att jämföra olika projekt eftersom data presenteras på samma sätt för alla projekt”, säger Arto Kangas.

Inför beslut om att prioritera investeringar ger portföljen information från många olika perspektiv och på olika organisationsnivåer.

”De olika filtreringarna är säkerligen en av de mest använda funktionerna i portföljen. Baserat på kostnadsplaner ser vi prognoser på en exakt nivå för 1–2 år framåt, och på en ungefärlig nivå på ännu längre sikt, upp till 10 år.”

Arto Kangas uppskattar också Hypergenes snabba och flexibla insatser i den fortsatta utvecklingen av verktyget, för att anpassa stödet till förändrade behov hos SSAB. Det är även praktiskt att SSABs egna användare kan göra mindre utvecklingsarbeten i verktyget, framför allt i rapporteringen.

Sammanfattning:

• Effektivare projekthantering som sparar tid
• Automatiserad projektrapportering med gemensam standard
• Förbättrat beslutsstöd för investeringar