Stena Fastigheter får genom Hypergene en samlad bild över läget i hela fastighetsbeståndet

Nu har alla blivit mer delaktiga. Förvaltarna är med och skapar affärsplanen för sitt ansvarsområde och kan i sin tur engagera medarbetare och anställda i sin organisation.

Pernilla Frödén, verksamhetsutvecklingschef

Utmaning

Stena Fastigheter finns i hela landet med kontor i Stockholm, Göteborg och Malmö. En betydande del av organisationen arbetar med att sköta den dagliga förvaltningen av deras fastigheter vilket kräver ett ständigt optimerat arbetssätt. Dessutom behöver deras aktiviteter knyta an till ledningens övergripande mål och nyckeltal.

De olika kontoren samarbetar löpande, men vissa uppgifter jobbar de med individuellt. Detta har lett till olikheter i arbetssätt och mycket tid har gått åt till rapportering och att sammanställa data manuellt – data som inte varit kvalitetssäkrad. Fastighetsförvaltningen har därför varit beroende av att ekonomiavdelningen kvartalsvis sammanställt data till dem.

Den första uppgiften var att synliggöra kvalitetssäkrad information för fastighetsförvaltningen samt se till att alla arbetade på ett likartat sätt. Målet var att minska det manuella arbetet och frigöra tid för analys och planering av aktiviteter och åtgärder.

Den andra uppgiften var att införa ett gemensamt arbetssätt för affärsplaneringen och se till att aktiviteterna var kopplade till de övergripande målen och nyckeltalen.

"En mycket viktig och stor målgrupp har varit förvaltningsorganisationen. Vi ville att de skulle få kontroll över budget- och prognosarbetet, fakturor samt de nyckeltal och mål som verksamheten styr mot," säger Pernilla Frödén, verksamhetsutvecklingschef på Stena Fastigheter. 

Sammanfattning:

• Att tillgängliggöra uppföljningsarbetet, kvalitetssäkra data samt hitta gemensamma arbetssätt för att nå de övergripande målen.

Lösning

Idag har Stena Fastigheter Hypergenes lösning för uppföljning och analys samt målstyrning på plats. De kan nu lägga mer tid på att analysera information istället för att sammanställa den och därmed jobba mer proaktivt istället för reaktivt.

"Vi har skapat rapporter för olika förvaltare ner på fakturanivå. Nu får vi med oss hela förvaltningsorganisationen, berättar Pernilla. Vi kan dessutom skapa grupper för ledning, fastighetschefer, områdeschefer eller fastighetsskötare så att de ser den information som är relevant för dem. En annan fördel är att vi i Hypergene kan arbeta efter ett organisatoriskt perspektiv. Det innebär att vi kan bilda grupperingar av fastigheter eller områden som kan skilja sig från kostnadsställestrukturen."

Nu kan Stena Fastigheter även synliggöra målnyckeltalen och informationen som ligger bakom. Informationen är strukturerad efter basfakta, ekonomisk data och nyckeltal. Hypergene är dessutom integrerat mot FastNet så att all information om hyror, hyresgäster, hyresreskontra, avtalshistorik, kontrakt, vakanta och uthyrda ytor, m.m. finns samlat. Alla får snabbt en överblick av läget.

Det finns även möjlighet att lägga in ostrukturerad data i en så kallad SWOT-analys direkt i Hypergene. De kan utifrån strategi och vision sätta upp mål och delmål samt lägga upp aktiviteter för att nå målen för en viss fastighet eller ett område. Detta har gjort att den tidigare lite oorganiserade affärsplaneringen har blivit tydligare och dessutom är kopplad till de övergripande målen i organisationen, förklarar Pernilla.

Sammanfattning:

• Hypergene beslutsstöd för Analys & insikter och målstyrning.

Resultat

Målen som Stena Fastigheter satte upp är på god väg att bli uppfyllda. Organisationen har mer tid att analysera data och medvetenheten om hur det går samt hur man själv kan påverka resultatet har blivit mycket större.

Förvaltningsorganisationen har blivit mer delaktig och engagerad samtidigt som aktiviteterna är knutna till de övergripande målen. De bakomliggande siffrorna är nu också kvalitetssäkrade. Allt har skett stegvis och de fortsätter hela tiden att utvecklas.

"Vi hade som mål att hitta ett system som är utvecklingsbart och som kan stödja en rad olika verksamhetsprocesser på sikt, vilket jag tycker vi har gjort, säger Pernilla. En vision och tanke inför framtiden är att även budgetera samt läsa in underhållsplaner i Hypergene. Vi planerar att knyta ihop alla delar ännu mer," avslutar hon.

Sammanfattning:

• Enkel uppföljning samt ett gemensamt arbetssätt för förvaltningsorganisationen.
• Ökat ansvarstagande, engagemang och delaktighet.
• Kvalitetssäkrad data som är kopplad till de övergripande målen.