Ökad transparens och mindre administration när Varbergs kommun väljer Hypergene

Utmaning

Varberg, en kommun på svenska västkusten med drygt 60 000 invånare, har flera gånger vunnit pris som årets kommun och 2018 utsågs de till årets superkommun av Dagens Samhälle. Bland annat utvärderades tillväxt, hemtjänst, arbetsmarknad och en rad andra kvalitetsmått. Kommunen har omkring 5 000 anställda som arbetar inom åtta förvaltningar där varje förvaltning rapporterar till kommunstyrelsen fem gånger per år.

Inrapporteringen skedde tidigare i Worddokument som omarbetades centralt, vilket ledde till att de som skrivit texterna inte längre kände igen innehållet. Dessutom skedde rapporteringen ofta i slutna grupper där delar av organisationen utelämnades och till slut efterfrågade förvaltningarna själva ett verktyg som kunde stödja och underlätta processen kring rapportering.

Sammanfattning:

• Mycket manuell hantering i många led.
• Låg transparens.

Lösning

2013 påbörjades den utvärderingsprocess som ledde fram till att Varberg köpte in Hypergene Kommun med applikationer och stöd för bland annat vård och omsorg, skola och verksamhetsrapportering, där verksamhetsrapportering har kommit bli en mycket använd och uppskattad del. Bland annat används den för månads-, tertial och årsrapportering.

Ett viktigt krav i upphandlingen var att man från centralt håll skulle kunna styra hur tabellerna och vyerna ser ut, vilka nyckeltal och siffror som skulle automatgenereras, allt för att säkerställa att alla har tillgång till samma data samt att öka kvaliteten i rapporterna. Något man nu fått stöd för med Hypergene.

Flexibiliteten i systemet tillåter också kommunens åtta förvaltningar att själva bestämma om de i sin tur vill dela ut uppgifter längre ut i organisationen, något som enkelt görs via systemet. Personen ifråga som får en uppgift tilldelad, skriver direkt i gränssnittet, vilket gör att man undviker att arbeta i olika versioner av ett dokument. Varberg kommuns ekonomidirektör Jens Otterdahl Holm är en av dem som upplever fördelarna med Hypergene.

”Jag skulle inte kunna tänka mig att gå tillbaks till Word”, säger han.

Sammanfattning:

• Hypergene Kommun.

Resultat

Tack vare ett sammanhållet verktyg har arbetet kring inrapportering både förenklats, kvalitetssäkrats och möjliggjort högre transparens. Förinställningar i systemet leder också till att den färdiga rapportens utseende följer kommunens grafiska profil och eftersom man använder ett gemensamt dokumentationsverktyg minskar sårbarheten vid organisationsförändringar.

”Jag skulle säga att vi har fått det mycket bättre på väldigt många punkter, inte minst tillförlitligheten i rapporterna och den minskade administrationen det innebär att ha Hypergene, avslutar Jens Otterdahl Holm”.

Sammanfattning:

• En sammanhållen och kvalitetssäkrad rapporteringsprocess.
• Ökad transparens och minskad administration.