Snabbare budgetprocess och ökat engagemang när Växjö Energi väljer Hypergene

När informationen blir mer tillgänglig kommer jag att i min roll kunna ägna mycket mer tid till analys och lyfta fram det som behöver åtgärdas istället för som nu ägna mycket tid åt olika sammanställningar.

Ing-Mari Färdig, controller

Utmaning

Med nästan 750 miljoner i omsättning och uppemot 200 anställda är Växjö Energi ett framsynt bolag. Med på kartan finns att utforska nya användningsområden, affärsmodeller och nya produkter. Som ett led i arbetet med ständiga förbättringar ser bolaget att det finns vinster att hämta genom att öka effektiviteten i verksamheten.

Energibolagets budgetarbete identifierades som en process i behov av förbättring. Växjö Energi var inte utan systemstöd för budget – man använde sig av en lösning baserad på olika kalkylark.

"Bland utmaningarna med vårt gamla systemstöd fanns svårigheten att överblicka processen och att tidigt i processen se olika sammanställningar," berättar Ing-Mari Färdig, controller på Växjö Energi.

Budgetarbetet var då en tidskrävande process som framförallt drevs av ekonomikontoret. Det gjorde att verksamheterna fick till sig en färdig budget som de hade att förhålla sig till istället för att budgeten blev en gemensam process som byggde på deras plan för hur verksamheten borde drivas framåt.

Sammanfattning:

• Budgetarbetet – en alltför tidskrävande process.
• Svårt att överblicka processen.
• Öka verksamheternas engagemang.

Lösning

Växjö Energi implementerade Hypergene – som utöver stöd för budget och prognos också kan ge ett kraftfullt stöd till målstyrning och uppföljning och analys. Produktens flexibilitet gjorde det möjligt för energibolaget att välja och använda den del av lösningen som de hade störst behov av att utveckla sig inom – budgetprocessen.

Implementeringen gick snabbt och lösningen rullades ut till verksamheterna. En viktig del av ambitionen var att lättare kunna involvera dem i budgetarbetet.

Sammanfattning:

• Hypergenes stöd för budget.

Resultat

Det gick smidigt för organisationen att komma igång i Hypergene. Användarna upplevde det nya verktyget som lätt att använda.

"Resultatet kom snabbt. På den tid som tidigare krävdes för att lägga budgeten klarade vi av att både lägga budgeten och implementera vårt nya verktyg."

Numera drivs budgetprocessen inte längre från ekonomikontoret. Istället drivs den nästan helt och hållet från verksamheterna som nu också kan arbeta med drivarbaserad budget och då använda mått som de känner igen sig i. Det har fått många positiva effekter. Engagemanget är större. Förståelsen för varför resultaten ser ut som de gör har ökat. Att hela organisationen arbetar i ett sammanhållet gemensamt stöd har också förbättrat den interna kommunikationen.

"Vi har fått ett och samma språk när vi talar om olika företeelser." Med organisationens uttalade strategi, att förbättra sin egen effektivitet, blickar Ing-Mari framåt:

­"Vi håller precis på att utveckla andra styrprocesser. Det sker genom att bland annat använda Hypergene till fler områden. Vi kommer att använda Hypergene för både projektuppföljning, målstyrning och rapportering."

Ing-Mari ser hur verksamheterna lättare och snabbt ska få tillgång till såväl budget som viktig rollanpassad information kring ekonomi och personal och i en framtid även verksamhetsdata. Ambitionen är att samla information i den webbportal Hypergene erbjuder.

"När informationen blir mer tillgänglig kommer jag att i min roll kunna ägna mycket mer tid till analys och lyfta fram det som behöver åtgärdas i stället för som nu; ägna mycket tid åt olika sammanställningar."

Sammanfattning:

• Väsentligt snabbare budgetprocess.
• Verksamheternas engagemang och förståelse har ökat.
• Förbättrad kommunikation kring utfall och åtgärder.