Med Hypergene får Viking Line bättre beslutsunderlag för planering, inköp och uppföljning

Hypergenes system uppfyller alla förväntningar.

Mats Engblom, ekonomidirektör

Utmaning

När rederiet Viking Line skulle förändra det traditionella budgetarbetet till förmån för en rullande, drivarbaserad 12-månadersprognos räckte deras befintliga beslutsstödssystem inte till. Att budgetarbetet är drivarbaserat innebär att man utgår ifrån det som driver, eller förändrar budgeten, vilket i Viking Lines exempel betyder att budgeten revideras löpande med automatik beroende på exempelvis antalet passagerare.

I och med den här övergången, samt att det beslutsstödssystem de hade inte levde upp till organisationens krav på användarvänlighet, bestämde de sig för att investera i ett nytt.

Sammanfattning:

• Övergång från traditionellt budgetarbete till 12-månaders rullande och drivarbaserad prognos. Behov av ett användarvänligt verktyg.

Lösning

”Vi gjorde en grundlig upphandling med ett flertal systemleverantörer och där vi till slut valde Hypergene av flera orsaker, bland annat gränssnittet mot våra användare var en bidragande orsak. Men även flexibiliteten i programmet var till fördel för Hypergene”, säger Mats Engblom, ekonomidirektör på Viking Line.

Förutom Budget och Prognos valde Viking Line att också implementera Uppföljning och Analys, med möjlighet till Målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.

Sammanfattning:

• Hypergene Budget & prognos, Analys & insikter med möjlighet till målstyrning.

Resultat

Med Hypergene kan Viking Line bland annat följa upp alla viktiga parametrar ombord som är kopplat till försäljning, mat och nöjen. Exempelvis redovisar systemet dagligdags hur försäljningen för en viss varukategori går för ett specifikt fartyg, vilka kundkategorier som var ombord vid det givna tillfället och hur nöjda de var. Något som används för både uppföljning och planering inför framtiden.

Viking Lines lösning innehåller också viktiga checklistor som används som stöd för medarbetarna samt ett rapporteringssystem för distribution ut i organisationen. Enligt Mats Engblom lever Hypergenes system upp till förväntningarna och de är nöjda med sin lösning.

”Vi har fått ett flexibelt och användarvänligt system som väl stödjer vår övergång till 12-månaders rullande prognoser”, säger Mats Engblom.

Och till andra företag som ska investera i ett nytt beslutsstödssystem har han följande rekommendation: ”Fundera riktigt noggrant igenom varför en investering av beslutsstöd ska ske, vidare behöver man noggrant fundera igenom vilka processer ett beslutsstöd är tänkt för, ska det ersätta något eller är det något nytt. ”

Varje år väljer 6,5 miljoner människor att resa med någon av Viking Lines färjor över Östersjön. Rederiet erbjuder passagerartrafik, rekreation samt frakttransporter med fartygen Gabriella, Mariella, Amorella, Rosella, Viking Cinderella, Viking XPRS samt med nya flaggskeppet Viking Grace. Företaget har ca 2 800 anställda, omsatte 2016 ca 520 miljoner Euro och är noterat på NASDAQ Helsingfors.

Sammanfattning:

• Ett flexibelt och användarvänligt system som ger bättre överblick och förenklade processer.