Hypergene skapar bättre överblick av verksamheten för Vision

Nu kan vi arbeta mer aktivt med vår verksamhetsplan och på ett enkelt sätt löpande göra uppföljningar och analyser av både vår ekonomi och våra aktiviteter för att se om vi är på rätt väg.

Carolina Frisk, controller

Utmaning

Vision är ett partipolitiskt obundet fackförbund inom TCO. De är ett av Sveriges större fackförbund med sina 190 000 medlemmar inom tusentals olika yrken. Förutom fackföreningsverksamheten jobbar de även med fastighets- och kapitalförvaltning. De är idag ca 230 anställda och omsätter runt 360 miljoner kronor.

Visions styrande mål beslutas av förbundsmötet och utifrån de målen arbetar sedan organisationen fram en verksamhetsplan. Uppföljning av verksamhetsplanen skedde halv- och helårsvis. För att få en bättre överblick och bättre kunna följa vart de var på väg önskade Vision få möjlighet att mer kontinuerligt kunna följa upp sin verksamhet.

Detsamma gäller budgeten. Vision ägnade mycket tid och manuellt arbete åt att anpassa kalkylmallar inför årets budgetarbete. I och med detta äventyrade de även datakvaliteten. När processen sedan var igång hade de svårt att få en samlad bild samtidigt som det tog lång tid innan de fick kontroll över helheten. De behövde få hjälp med att löpande kunna följa resultatet.

"Vi hade svårt att se hur långt vi hade kommit i budgetarbetet och mer eller mindre ingen aning om vad resultatet skulle bli förrän vi var helt klara", säger Carolina Frisk, controller på Vision.

Sammanfattning:

• Att kvalitetssäkra budgetering och uppföljning samt strukturera verksamhetsuppföljningen för att löpande kunna styra om verksamheten.

Lösning

Vision sökte ett effektivt verktyg som hjälper dem att dagligdags stödja organisationens arbete med budget, uppföljning och verksamhetsstyrning.  De valde Hypergene Beslutsstöd och införde stegvis en lösning för budgetprocessen och rapporteringen. Därefter implementerade de stöd för verksamhetsplaneringen och knöt den till budgeten genom att kostnads- och intäktsdrivande aktiviteter i verksamhetsplanen budgeteras och följs upp ekonomiskt.

"Nu kan vi arbeta mer aktivt med vår verksamhetsplan och på ett enkelt sätt löpande göra uppföljningar och analyser av både vår ekonomi och våra aktiviteter för att se om vi är på rätt väg."

I systemet går det att följa statusen för alla arbetsprocesser samt vem som är ansvarig för olika åtaganden. Idag används lösningen av alla med resultat- och budgetansvar och rapporterna används vid utvärderingsarbetet som kontinuerligt sker ute i verksamheten.

"Det är en stor fördel att man kan ta del av varandras rapporter och utvärderingar. Transparensen gör det helt enkelt tydligt och tillgängligt för alla och vi kan dela varandras erfarenheter."

Sammanfattning:

• Hypergene Budget & prognos, BI samt Verksamhetsplanering.

Resultat

Vision har med sin lösning gjort stora tidsbesparingar vilka har lett till att ekonomiavdelningen kan lägga mer tid på analys och dialog med verksamheten.

"Vi får nu snabbt en överblick av helheten och rapporteringen är både enklare och mer exakt."

Eftersom informationen är lättillgänglig har engagemanget och delaktigheten i organisationen ökat.

Efter implementationen har Vision utökat systemstöden så att information från personalsystemet  kommer med till Hypergene. Vision är personalintensivt och nu är både uppföljning och budgetering av personalkostnader enklare än tidigare. Framöver ser Vision ett behov av att utveckla verksamhetsuppföljningen med mål och nyckeltal.

"Det är viktigt för oss att utveckla vår verksamhet och att vara ett modernt fackförbund, det är vad våra medlemmar förväntar sig av oss", avslutar Carolina.

Sammanfattning:

• Snabb överblick av helheten.
• Kvalitetssäkrad och enkel rapportering.
• Stora tidsbesparingar.
• Ökad delaktighet i verksamhetsuppföljningen ute i organisationen.