"Planer viktigare i osäkra tider"
Sällan har så många arbetat med att få koll på sina finansiella nyckeltal, sina prognoser och hur verksamheten ska styras om utifrån rådande läge. Bakgrunden är förstås hur Coronaviruset ändrat spelplanen för många, både inom offentlig och privat sektor. Vi ringde upp Bino Catasús, professor i redovisning och revision vid Stockholms universitet, för att höra om hans tankar inför det som händer.
”Planer är viktigare i kristider”, säger han och syftar på den osäkerhet som märks i både samhälle och näringsliv.
”Det är viktigt att följa en affärs- eller verksamhetsplan när tiderna är goda – inte minst för att kunna lära sig, men det är i osäkra tider som de verkligen blir viktiga.”
Han påpekar också vikten av att få hela företaget med sig, och att det gäller att vara snabbfotad, att kunna släppa eller revidera planen om läget ändras.
Hur upplever du situationen just nu?
”Det pendlar någonstans mellan kaotiskt och stoiskt. Det kaotiska är att man inte vet något om framtiden. Stoisk i att man försöker hålla igång sina verksamheter så gott det går. Situationen är helt klart något enklare för ett mellanstort eller stort företag. Inte minst med tanke på att de första stödpaketen var riktade mot dem, men mindre organisationer och företag har det helt klart tufft. Jättetufft.”
För ett bolag som påverkas mycket, vad är dina råd till VD, CFO eller ekonomichef?
”Jag skulle prioritera i ett antal steg utifrån tre tidsperspektiv: Nu, om två månader och om fem månader. Först och främst: Se över och ta kontroll över likviditeten. Har vi inga pengar i kassan kommer läget snabbt bli ohållbart. I det här steget måste man också mappa upp allt och alla som har påverkan på likviditeten.
Är vi rätt bemannade? Hur ser situationen ut för kunder, kommer de kunna betala sina räkningar i tid? Klarar dina viktiga leverantörer sig? Hur är läget för kontorets hyresvärd, kommer de överleva eller måste vi flytta? Det blir många samtal med olika människor och det är nödvändigt för att inte missa någon aspekt.
Det andra jag skulle göra är att tänka: hur överlever jag i två månader, med utgångspunkt i min intressentanalys, eller min mappning?”. Här beskriver Bino Catasús en balansgång mellan snabba anpassningar och nedskärningar för att klara likviditeten idag, och att vara en fungerade organisation om två eller fem månader. Därefter beskriver han det tredje steget.
”Nästa fråga man behöver ställa sig är: Vad behöver vi göra idag för att överleva på fem månaders sikt. Om vår strategi och tro är att vi kommer att växa när vi tagit oss igenom den här krisen; hur säkerställer vi att vi inte friställer den personal vi kommer behöva om några månader?”
Enligt Bino Catasús är det nödvändigt att kunna tänka i de här tre tidsperspektiven samtidigt, och att samtidigt lyckas behålla optimismen.
”Vi måste ha en övertygelse om att företaget överlever det här. Annars blir det svårt att bedriva verksamhet över huvud taget.”
Tidigare har du pratat om vikten av att styra organisationen med nyckeltal. Hur ser du på det i rådande läge?
”Nyckeltal handlar om trender och långsiktighet. I det här läget krävs det snarare det jag pratade om nyss: likviditet och relationer. På kort och längre sikt”
Hur skiljer sig de här råden mellan den offentliga och privata sektorn?
”I den offentliga sektorn riskerar man inte att få en likviditetskris på samma sätt. En kommun behöver inte oroa sig för att gå i konkurs nästa vecka. Det lite längre perspektivet är dock intressant eftersom offentlig sektor har ett större uppdrag än ett företag. Redan idag måste exempelvis en kommunledning eller universitetsledning fundera på hur samhället eller organisationen ser ut om två eller fem månader.”
Bino Catasús berättar att han fått frågan från universitetsledningen huruvida institutionen kan anta fler studenter till sina kurser i höst. Sedan tidigare vet man att när arbetslösheten stiger ökar antalet sökande till universitet och högskolor.
Vad ser du för positiva effekter som kan komma ur krisen?
”Det kommer något positivt ur alla kriser, det vet vi sedan tidigare. Bland annat kommer vi ha lärt oss vad som är viktigt i arbetslivet och att den sociala aspekten av att träffas på ett kontor är jätteviktig. Samtidigt som acceptansen för att arbeta hemifrån kommer öka.
En aspekt från min vardag är den positiva upplevelsen av distansundervisning. Jag har hört många studenter som säger att de kommer vilja fortsätta så även när universiteten öppnar. De här förändrade beteendena kommer påverka samhället i stort: Förändrade trafik- och resmönster, rent av förändrade samhällsmönster.
Vilken är den vanligaste frågan du fått den senaste månaden?
”Vad som händer med statsskulden, både för oss i Sverige och andra länder. Och givetvis de konsekvenser det kommer få att de offentliga utgifterna ökar med enorma summor. Däremot verkar alla ekonomer överens om att kostnaden av att inte göra något alls kommer bli mycket större. Men om man framöver önskar sig högre lärartäthet, reformer om extra semesterdagar och annat så kommer man bli besviken. Det kommer inte staten ha råd med på flera år.”
Hypergenes mjukvara ger dig underlag för beslut genom att samla in och presentera data från verksamheten för ledningen, chefer och för dig som behöver ha koll på verksamhetsstyrningen. Hypergene hjälper dig fatta beslut, styra mot mål och nå en högre nivå av prestation och effektivitet.
Vill du veta mer om Hypergene?
Hypergenes kunder kan effektivisera sina finansiella planeringsprocesser, följa upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter och arbeta med målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.
Vill du veta mer? Läs mer om vår lösning här eller titta på en 7 minuters videodemo av vår lösning:
Vad är tillitsbaserad styrning? Vad är New Public Management?
Tillitsbaserad styrning står som en kontrast till tidigare styrmodeller inom offentlig sektor och betonar vikten av medborgarens behov i centrum. Denna metodik siktar på att stärka relationer och samverkan inom organisationer genom att decentralisera beslutsfattandet närmare medborgaren. Här får du reda på allt du behöver veta om tillitsbaserad styrning, New Public Management och Tillitsreformen.
Forsen effektiviserar styrningen med Hypergene
När Forsen, specialiserat på konsulttjänster inom bland annat projekt- och byggledning, behövde ett nytt och modernt system för beslutsstöd föll valet på Hypergene.
Del 1 i serien ”5 punkter för bättre styrning av organisationen”: Styr genom få mål och nyckeltal
Första delen i vår artikelserie om verksamhetsstyrning: Styr genom få mål och nyckeltal.
