Digitaliserad verksamhetsstyrning i myndigheter – fem steg för att lyckas

Att lyckas med sin digitaliseringsresa kan verka som ett oöverstigligt projekt för många myndigheter, inte minst när det digitala landskapet förändras i en så hög takt. På Hypergene har vi brutit ner resan i fem hanterbara steg för verksamhetsstyrning – ett område som i sig innehåller en stor potential. Stegen fungerar som en guide och erbjuder i varje del viktiga bidrag till digitaliseringsprocessen. Under ett webinar diskuterade vi dessa steg på djupet och här är en sammanfattning av det vi gick igenom.

Steg 1: Automatisera och decentralisera ekonomistyrningen

Det första steget mot en framgångsrik digitalisering är att automatisera de ekonomiska planeringsprocesserna. Det minskar de manuella och pappersbaserade uppgifterna genom att ersätta dem med automatiserade lösningar som höjer effektiviteten och ger bättre datakvalitet.

Lika viktigt är det att fördela ansvaret för datainsamling och underhåll mellan de mest involverade intressenterna. Detta bidrar till att öka ansvarstagandet och samtidigt höja engagemanget för den digitala transformationsresan i verksamheten.

Steg 2: Inför stöd för affärs- och verksamhetsplanering samt rapportering

Det andra steget handlar om att förbättra den strategiska och operativa planeringen. Det görs genom att införa verktyg som stödjer processen och samtidigt underlättar samarbete. Samtidigt bör man säkerställa att stödet integreras med funktioner för rapportering.

Det ger en mer heltäckande och transparent bild av organisationens verksamhet samt bidrar till att strategiska beslut kan baseras på korrekt och aktuell information. Dessutom skapar det en verksamhet där information är lättillgänglig och tillförlitligt. Det är i sin tur avgörande för att beslutsfattande ska kunna ske i rätt tid och leda till en strategisk planering av hög kvalitet.

Steg 3: Bygg ut med verksamhetsdata, inklusive resursplanering

Det tredje steget handlar om att integrera operativa data, inklusive data för resursplanering, i planeringsprocesserna. Det bidrar till att myndigheten får en helhetssyn på verksamheten, vilket i sin tur ger underlag för mer välgrundade beslut, möjligheten att förutse framtida behov och effektivt fördela resurser. Steget är därför viktigt för att åstadkomma en mer exakt planering och i förlängningen högre effektivitet.

Steg 4: Förbättra processtödet och integrera med rapportering

Det fjärde steget handlar om att stärka processtödet i verksamheten och även här integrera rapporteringen. Stödet bör bygga på en arbetsflödesmotor som via automatiserade funktioner binder samman processer och involverar flera delar av organisationen. Detta är inte minst viktigt för det systematiska kvalitetsarbetet. Tillsammans med funktioner för rapportering ger det förutsättningar att höja både effektivitet och kvalitet, samtidigt som processer kan mätas och utvärderas för att vid behov kunna förbättras. 

Steg 5: Utforska ny teknik, addera fler processer och utöka det digitala ekosystemet 

Det sista steget handlar om med grunden på plats kunna bredda perspektivet ytterligare. Det kan handla om AI-lösningar men oftast är de första stegen att utöka det digitala ekosystemet och binda ihop de lösningar man redan utvecklat. Rätt hanterat kan berika varandra och göra att redan gjorda investeringar skapar ännu mer värde. Det är dock viktigt att ha god datakvalitet och en gedigen förståelse för dina processer innan du går vidare. I det femte steget bör arbetet bygga på ett kontinuerlig lärande.

För vart och ett av stegen är det förstås också minst lika viktigt att undvika de mest vanliga fallgroparna. Det handlar bland annat om att se till att utvecklingen drivs av verksamhetens behov, prioritera användarvänlighet, vara försiktig under upphandlingsprocesserna och undvika alltför komplexa lösningar. Alla dessa faktorer bidrar till en effektivare och smidigare digitalisering.

Dessa fem steg fungerar som en vägledning för myndigheter som vill börja sin digitaliseringsresa. Genom att följa dessa steg kan du vara bättre rustad för att möta framtida utmaningar, öka effektiviteten och i slutändan leverera mer värde till samhället. Kom ihåg att digital transformation är en resa, inte ett mål. Och att det handlar om framsteg, inte perfektion.

Vill du veta mer, se webinaret i sin helhet här eller fyll i formuläret nedan för att se det:

Vad är verksamhetsstyrning?

Verksamhetsstyrning är alla åtgärder som ledningen på olika nivåer vidtar för att uppnå ett visst resultat. I det ingår att leda, styra och utveckla verksamheten så att de resurser du har används så effektivt som möjligt för att nå dina mål.

Vad är ett verksamhetssystem och varför ska man ha ett?

Ett verksamhetssystem ska ge en klar och enhetlig bild över verksamhetens uppdrag, mål, processer, styrformer och hur medarbetarna bidrar till verksamheten. Verksamhetssystemet är ofta synonymt med det digitala verktyg (digitalt verksamhetssystem) som används för verksamhetsstyrningen.

Verksamhetsplanering och vad ett verktyg kan göra

Här får du reda på vad en verksamhetsplan är. Verksamhetsplanering sker både i privat och offentlig sektor och kan då bygga på olika principer och begrepp. I det här inlägget fokuserar vi på dig som arbetar på en kommun eller myndighet, och vad du får ut av en mjukvara som stöd i din verksamhetsplanering.